Jak skutecznie zarządzać zespołem międzynarodowym?

Przynajmniej raz w życiu każdy słyszał określenie "globalna wioska". Żyjemy w świecie, w którym z łatwością nawiązujemy kontakt z ludźmi z całego globu. Możemy dotrzeć do naszych bliskich z każdego zakątka globu. Dotyczy to także naszych współpracowników. Wiele firm korzysta z korzyści wniesionych przez zjawisko "globalnej wioski" i zatrudnia zespoły z innych krajów. Zarządzanie międzynarodowymi zespołami pozwala obniżyć koszty działalności lub wypełnić lukę w wiedzy na temat lokalnych rynków. 

Podręcznikowym przykładem tego, jak można skorzystać z takich praktyk jest międzynarodowy outsourcing IT. Obecnie praca zdalna dla zagranicznych klientów to standard w branży IT. Serwisy takie jak Clutch czy Upwork pękają w szwach od ofert outsourcingowych.

Umiejętność zarządzania działem składającym się z międzynarodowych specjalistów jest cenną kompetencją, którą z przyjemnością praktykujemy w toku codziennej pracy. Rzućmy okiem na niektóre aspekty tego skomplikowanego procesu.

Zarządzanie zespołem międzynarodowym - 6 zasad

Zarządzanie zespołem międzynarodowym stało się nowym punktem odniesienia w dziedzinie nowoczesnego zarządzania. Wymaga to organizacji spraw w ramach czasowych i budżetowych, a także wiedzy o tym, jak skutecznie zarządzać tak zróżnicowanym zespołem i motywować jego członków. 

Doprowadzenie do sytuacji, w której każdy członek zespołu jest dobrze doinformowany w zakresie swoich zadań, może być trudne. Jest to szczególnie widoczne, gdy mówią oni różnymi językami, żyją w różnych strefach czasowych i funkcjonują według odmiennych zasad etyki pracy.

Podstawowym wyzwaniem w nowoczesnym zarządzaniu jest utrzymanie koncentracji zespołu i zapewnienie, że wszyscy pracują na rzecz tych samych celów. Poniżej znajdziesz sześć wskazówek, które stosujemy w naszej codziennej pracy.

1. Jak skutecznie zarządzać zespołem - pamiętaj o skutecznej komunikacji

Skuteczne zarządzanie zespołem międzynarodowym jest silnie uzależnione od poziomu Twoich kompetencji komunikacyjnych. W dzisiejszych czasach mamy ułatwiony dostęp do narzędzi stanowiących doskonałe rozwiązanie takich kwestii. Zobaczmy teraz, jak to robimy u Softnautów.

• Ujednolicamy kanały komunikacyjne

Posiadanie wielu kanałów komunikacji może stanowić przeszkodę w sprawnym przekazywaniu informacji. Pamiętaj, aby wybrać narzędzie, do którego każdy członek zespołu ma dostęp. W Softnauts do komunikacji wewnętrznej używamy Slacka, a do rozmów wideokonferencyjnych Google Hangouts lub Skype.

Aby sprawdzić popularne narzędzia komunikacyjne na rynku usług IT, zajrzyj do naszego artykułu o  narzędziach do komunikacji w trakcie realizacji projektu IT

• Komunikujemy się często i regularnie

Zaplanuj regularne spotkania i starannie je zorganizuj. W ich trakcie członkowie zespołu wymieniają się informacjami i wiedzą, dzięki czemu mogą czerpać z wzajemnych doświadczeń. Dobrym pomysłem jest przygotowanie agendy przed dłuższymi spotkaniami i przesłanie jej przed rozpoczęciem rozmowy. Dzięki temu zespół nadąży za poruszanymi kwestiami w toku prezentacji. 

• Ustalamy odpowiednie terminy spotkań

Praca w różnych strefach czasowych wymaga dostosowania swojego harmonogramu do godzin pracy innych osób.

Jeśli pracujesz w Polsce, a Twój klient mieszka w Stanach Zjednoczonych, możesz być zobowiązany do prowadzenia rozmów o godzinie 16-18 lub później. Istotnie może to wyglądać na późną godzinę, ale z drugiej strony masz cały dzień na przygotowanie się i załatwienie spraw przed rozmową.

Jednak sprawy mogą się bardziej skomplikować. Pozwól, że przedstawimy Ci przykład. 

Twoi interesariusze mogą rezydować w USA, zespół programistów w Polsce, a siedziba zespołu projektowego mieści się w Indiach. 

Skrajnie różne strefy czasowe i ograniczenia czasowe związane z pracą w pełnym wymiarze godzin stanowią poważną przeszkodę w zorganizowaniu międzynarodowego spotkania. Aby tak się stało, musimy przedyskutować tę kwestię z innymi stronami i wspólnie ustalić dogodny harmonogram spotkania.

Jeśli nie jest to możliwe, należy wyznaczyć lub zatrudnić osoby kontaktowe, które będą pełniły rolę pośrednika.

• Podróżujemy, jeśli to możliwe

Nic nie zastąpi rzeczywistych kontaktów międzyludzkich. Konwencjonalne spotkanie pozwala poznać zespół, przeprowadzić burzę mózgów i zobaczyć, jak reagują ludzie. Jeśli to możliwe, zaplanuj kilka wizyt lub zaproś ludzi do swojej siedziby.

2. Informuj wszystkich na bieżąco 

• Używamy odpowiednich narzędzi:

Używaj rozwiązań, które są łatwe w użyciu i dostępne dla wszystkich członków zespołu. Do zarządzania zadaniami możesz wybrać Jirę lub Trello. Oba narzędzia pozwalają na skonfigurowanie swojej tablicy kanban, gdzie zadania mieszczą się w kolumnach postępu - "do zrobienia", "w trakcie" i "zrobione". Zadania mogą być przypisane do odpowiednich członków zespołu i przemieszczane po tablicy. W ten sposób wszyscy zaangażowani członkowie zespołu będą mogli śledzić postępy.

Do wspólnego planowania można również użyć Miro. Jest to oparte na chmurze narzędzie do współpracy, w którym członkowie zespołu mogą wspólnie przygotować się do spotkania. Mogą na przykład tworzyć tablice online, przenosić karty, widzieć wprowadzane przez siebie zmiany, dodawać opinie i wiele innych.

• Pilnujemy dokumentacji

Nie zapomnij o stworzeniu przynajmniej podstawowego rejestru dokumentacji z listą technologii, których używasz, dostępów, czy linków do bazy wiedzy.

Umieść dokumentację w bezpiecznym i dostępnym miejscu. W Softnauts korzystamy z rozwiązania chmurowego Google Drive. Tam każdy projekt ma przypisany folder i dostęp. Możesz też wybierać spośród różnych dostawców, Sharepoint, Nuclino i innych.

Pamiętaj o aktualizacjach dokumentacji. Czasami wymagania projektowe mogą się zmienić. Mimo to trzeba dbać o przebieg zapisu aktualnych informacji. Ważne jest, aby wszyscy członkowie zespołu mieli taką samą wiedzę o tym, co się dzieje. Aktualizowana dokumentacja utrzymuje wszystkich na właściwym torze i pozwala zachować historię wszystkich zmian.

3. Zarządzanie zespołem międzynarodowym - dobre praktyki

• Pisz podsumowania spotkań. 

Upewnienie się, że nasze spotkanie przyniosło oczekiwane rezultaty, jest warte poświęcenia kilku minut na napisanie niezbyt rozbudowanego podsumowania. Pomoże ono Tobie i członkom Twojego zespołu zapamiętać wszystkie informacje omawiane podczas rozmowy.

Dobrze poinformowany zespół to ogromny atut. Nie ma lepszego sposobu, aby członkowie projektu poznali jego założenia, niż powtórzenie informacji w przyjazny, profesjonalny sposób. Podsumowania spotkań są w tej kwestii bardzo przydatnym medium.

• Nagrywanie filmów instruktażowych

Jeśli ktoś nie może wziąć udziału w spotkaniu, skorzystaj z aplikacji Zoom. Podziel się nagraniami z Twoim zespołem. Czasami łatwiej jest przyswoić wiedzę, oglądając film instruktażowy.

Ta prosta technika pozwala informować innych o postępach projektu bez względu na okoliczności. To dobrze wpływa zarówno na budowanie zespołu, jak i na dalszy rozwój realizacji harmonogramu.

4. Zarządzanie zespołem a zaufanie interesariuszy

Interesariusze, Product Managerowie i Inwestorzy bywają podejrzliwi, gdy nie znają osobiście ludzi odpowiedzialnych za rozwój ich produktów. Jako kierownik przedsięwzięcia, powinieneś zachować transparentność realizacji projektu.

• Przedstaw system raportowania i rozliczania godzin pracy

W Softnauts używamy Softnauts Operating System Client. Tam śledzimy wszystkie godziny spędzone nad projektem. Ułatwia to zarządzanie zespołem projektowym; z drugiej zaś strony pozwala nam na przejrzyste zaprezentowanie czasu spędzonego nad realizacją projektu.

• Wysyłaj dokładne i wyczerpujące raporty

Zorganizuj spotkanie demo, w trakcie którego programiści pokażą zbudowane podczas sprintu funkcje aplikacji. Twoi klienci z pewnością chętnie wezmą udział w tego typu prezentacji. W jej trakcie możesz zaprezentować sprawne zarządzanie zespołem i postępy w realizacji projektu.

5. Dostrzeż i wykorzystaj różnice kulturowe 

Dobre zarządzanie zespołem międzynarodowym udowadnia, że różnorodność może być zaletą - jeśli tylko na to pozwolisz! Promuj różnice kulturowe i angażuj członków zespołu do dzielenia się swoimi doświadczeniami. Ilość wiedzy, jaką możesz przy okazji przyswoić, może Cię zaskoczyć! Zachowaj otwarty umysł, a z łatwością przyjmiesz zupełnie nowe punkty widzenia.

Bardzo ważne są również kwestie związane z komunikacją w biznesie. 

6. Zarządzanie zespołem a  czynnik ludzki

Czasami, pracując zdalnie, możemy zapomnieć, że za ekranem komputera zasiada prawdziwy człowiek. Odnoś się z szacunkiem do swoich współpracowników. Pamiętaj o stosownym pisaniu maili i nie zapominaj o używaniu prostych słów jak "proszę" czy "dziękuję":)

Zarządzanie globalnymi zespołami wiąże się z wyjątkowymi wyzwaniami, ale może również przynieść Twojemu zespołowi wiele unikalnych umiejętności i pomysłowych podejść. W dużej mierze to od Ciebie zależy, w jaki sposób Twoja drużyna może skorzystać z obcowania z przedstawicielami różnych kultur - i jak skutecznie zarządzać zespołem tego typu. 

Nasz zespół szczyci się eksperckim podejściem do tematu współpracy z innymi przedsiębiorstwami. Zapoznaj się z naszą ofertą Outsourcing IT i Body Leasing i poznaj nową twarz współpracy z firmą zewnętrzną!